Der König der Prozesse: Wettbewerbsvorteile durch leicht konfigurierbare ERP-Workflows

Die Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen sind zwei wesentliche Aufgaben zur Sicherung von Marktanteilen und der Wettbewerbs­fähigkeit von Unternehmen. Eine zentrale Rolle übernehmen ERP-Systeme, die im Zentrum der IT-Infrastruktur stehen. Um dieser Rolle in Zukunft weiterhin gerecht zu werden, müssen sie sich verändern – hin zu offenen, dynamischen Systemen. Das Ziel: die einfache Anpassung von Workflows.

Die Digitalisierung hat wesentliche Veränderungen in verschiedenen Unternehmensbereichen bewirkt, die erheblichen Einfluss auf die Gestaltung und die Anforderungen an ein ERP-System haben. So kommen in Unternehmen immer mehr Softwareprodukte zum Einsatz. Hierdurch steigt die Komplexität in der IT, wodurch es für Anwender immer unübersichtlicher wird.

Im Klartext bedeutet diese Delinearisierung, dass Mitarbeiter für einen einzigen Arbeitsprozess zwischen verschiedenen Anwendungen mit unterschiedlichen Bedienoberflächen und Bedienlogiken hin und her wechseln müssen. Das verzögert Arbeitsprozesse, erhöht die Anfälligkeit für Bedienfehler und wirkt sich in aller Regel negativ auf die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter aus.

Hinzu kommt, dass diese Prozesse schnell und agil an neue Marktanforderungen, schnellere Produktlebenszyklen und zunehmend an individuelle Kundenwünsche anpassbar sein müssen. Dieser Entwicklung müssen gerade die vormals monolithischen ERP-Systeme Rechnung tragen und als zentraler Daten-Hub Strukturen bereitstellen, die agiles Arbeiten überhaupt ermöglichen.

Der König der Prozesse sorgt für massive Arbeitserleichterung

Agiles Arbeiten gelingt, indem das ERP-System eng mit den Prozessen verknüpft wird und Prozessmodelle beinhaltet, die sich nutzerspezifisch anpassen lassen. Nur so können Unternehmen relevante Informationen lückenlos und gesamtheitlich nachverfolgen und effizient weiterverarbeiten. Ähnliche Ansätze hat es bereits in der Vergangenheit gegeben.

Diese sogenannten Workflow-Funktionalitäten erleben bereits seit einigen Jahren eine echte Renaissance.

Und nicht nur das. Der Workflow gilt inzwischen als König der Prozesse. Denn er verbessert die Art, wie in einem Unternehmen gearbeitet wird: Mussten Mitarbeiter früher verschiedene Anwendungen bedienen, erhalten sie durch Workflow-Funktionen ihre Aufgaben per Push-Funktionalität in einer einzigen Bedienoberfläche – ganz unabhängig, aus welcher Anwendung sie kommen.

Workflow-Funktionen wie in PSIpenta ERP verbinden hierfür verschiedene Systeme und stellen den Mitarbeitern sämtliche für sie relevante Daten inklusive ihrer Abhängigkeiten in einem einzigen Dialog zur Verfügung. Aus der All-in-one-Software wird ein dynamisches System, das für eine massive Arbeitserleichterung sorgt und vor allem eines ermöglicht: agiles Arbeiten.

Unternehmen können Prozesse selbstständig konfigurieren und jederzeit anpassen

Wesentlich für ein Unternehmen ist die Tatsache, dass seine mitunter sehr spezifischen Prozesse nicht mehr durch aufwendige und teure Programmierung angepasst werden müssen.

Anwender konfigurieren ihre Prozesse über die Workflow-Funktionen bzw. ein Open-Source-Standardwerkzeug für die grafische Prozessmodellierung selbstständig und wann immer notwendig.

Durch ein rollenbasiertes Organisationsmodell lassen sich bestimmte Aufgaben einzelnen Usern zuordnen.

Wie sehr gerade auch mittelständische Unternehmen von der leichten Konfigurierbarkeit von Workflows profitieren, lässt sich am Beispiel von Expansionsvorhaben und sich ändernden Gesetzen zeigen: Angenommen ein Unternehmen produziert und verkauft seine Produkte in verschiedenen Ländern, so muss der Herstellungs- und Vertriebsprozess aufgrund unterschiedlicher Arbeitsschutz- und Dokumentationsvorschriften, unterschiedlicher Fakturierungsregeln und Steuergesetzgebungen an jedem Standort individuell ablaufen.

Im Vertriebsprozess in Brasilien ist z. B. eine extra Schleife bei der Ermittlung des richtigen Steuersatzes zu beachten; in Italien muss der Fakturierungsprozess über die zentralen Steuerbehörden laufen, während wiederum in Deutschland das neue Lieferkettengesetz gilt, welches ab 2023 Unternehmen verpflichtet, bei ihren Lieferanten weltweit bestimmte umwelt- und arbeitsbedingte Mindeststandards einzuhalten.

Mit einem dynamischen ERP-System agil Zukunft gestalten

Die hierfür erforderlichen Anpassungen im ERP-System haben Unternehmen in der Vergangenheit vor große Herausforderungen gestellt. Zumal sich diese mit der Anzahl an Ländern, in denen sie aktiv sind, potenzieren.

Im oben genannten Beispiel in Italien muss beispielsweise bei der Faktura die Rechnung zunächst in ein spezielles XML-Format überführt und zusätzlich ein EDI-Prozess zur Kommunikation mit der öffentlich-rechtlichen Plattform zur Ausstellung, Übermittlung und Speicherung von Rechnungen, die „Sistema di Interscambio“, aufgebaut werden. So kann die Rechnung rechtskonform an den Empfänger übermittelt werden. Mithilfe der Workflow-Funktionen lassen sich diese unterschiedlichen länderspezifischen Regeln ganz einfach als einzelne Prozesse abbilden und per Workflow steuern.

Fest steht: Workflows gehört die Zukunft. Denn sie

• ermöglichen agiles Arbeiten,
• beschleunigen und verbessern Arbeitsabläufe und
• steigern so die Effizienz von Geschäftsprozessen.

Unternehmen sollten daher auf ein dynamisches ERP-System setzen, das die hierfür notwendigen Funktionen bereitstellt und frei von starren, monolithischen Strukturen ist.