In 5 Schritten zum Depot Management System für Verkehrsunternehmen
21.07.2020 - Verkehr, Technologie
Wenn es um ein Depot Management System (DMS) geht, freuen sich viele Verkehrsunternehmen auf Prozessverbesserungen und Arbeitserleichterungen. Während der Nutzen eines solchen Systems zweifelsfrei bekannt ist, ist Entscheidern oft unklar, wie genau die Einführung konkret ablaufen soll. Mit einer passenden Checkliste kann der Weg zum neuen DMS deutlich erleichtert werden. Eine strukturierte Einführungsmethodik hilft dabei, letzte Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen.
Wie lange dauert die Systemeinführung?
Jede DMS-Einführung ist so einzigartig, wie das Unternehmen, bei dem ein neues System eingeführt wird. Rahmenbedingungen, wie die Anzahl und Größe der Betriebshöfe, Schnittstellen, bereitgestellte Ressourcen und Kapazitäten oder betriebshofübergreifende Prozesse können einen großen Einfluss auf die Einführungsdauer haben. Dazu ist die bestehende Basis entscheidend. Wenn etwa bereits viele Prozesse digitalisiert und ggf. mit eigenen Tools abgebildet wurden, müssen bestehende Zusammenhänge, Arbeitsweisen und -abläufe bedacht und zwischen Anbieter und Unternehmen diskutiert werden.
Hier können Kunden von der Stärke der PSI mit einer langen Markterfahrung profitieren, da PSI auf viele bestehende Systeme sowie fertige Softwaremodule zurückgreifen kann, ohne viele Spezifikationen neu schreiben oder definieren zu müssen.
Als grobe Faustregel gilt: Bei kompletten Neueinführungen oder der Ablösung von Altsystemen ist eine Projektlaufzeit von einem bis anderthalb Jahren realistisch.
Wie viel Aufwand haben die Mitarbeiter?
In einer idealen Welt würde sich der DMS-Projektleiter eines Verkehrsunternehmens während der Einführung ausschließlich um das Projekt kümmern. In der Regel sind diese qualifizierten Mitarbeiter aber auch für andere Tätigkeiten unentbehrlich und im Tagesgeschäft eingespannt. Erfahrungsgemäß sollten allerdings 75% der Arbeitszeit für die Systemeinführung reserviert sein, um Verzögerungen zu vermeiden. Dazu kommen Aufwände für die Key-User, die interne Workshops durchführen, vor- und nachbereiten und zusätzlich Schulungsunterlagen erstellen müssen.
In der heißen Phase des Projektes sollten sie daher durchschnittlich 50% ihrer Zeit für eine gelungene Einführung einplanen.
In 5 Schritten zur DMS-Einführung
Die Einführung eines DMS-Systems gliedert sich in der Regel in fünf aufeinander aufbauende Phasen. In der Realität gehen die verschiedenen Phasen jedoch teilweise ineinander über. Als Orientierungshilfe und Checkliste sind sie dennoch enorm hilfreich.
1. Projektinitialisierung
- Kick-off Veranstaltung durchführen: Diese dient der Projektvorstellung mit den umzusetzenden Funktionen und Bereichen, um von Anfang an alle Mitarbeiter mitzunehmen und in das Projekt zu integrieren. Sind alle Punkte geklärt, kann als Meilenstein der ersten Phase alles Weitere besprochen werden.
- Projektorganisation einrichten: Es wird festgelegt, wer Teil des Projektteams ist. Wer ist Projektleiter beim einführenden Unternehmen und beim Anbieter? Wer sind die Key-User? Welche Entwickler des DMS-Anbieters werden benötigt? Wer sitzt im Lenkungsausschuss, der als höchste Eskalationsstufe Klarheit bei unterschiedlichen Auffassungen schaffen kann?
- Projekthandbuch abstimmen: Es wird ein schriftliches Dokument erstellt, wie man im Projekt zusammenarbeiten will. Worauf ist zu achten? Wo liegen die nötigen Dokumente? Wie geht man im Change-Fall miteinander um? Wie beim Risikomanagement? Wichtig ist, alles möglichst früh zu definieren, um später in der Hitze des Gefechts Missverständnisse zu vermeiden.
- Projektplan erstellen: Der Projektplan mit den fünf Phasen wird gemeinsam erstellt. Ggf. kann ein Projekt in mehrere Teile aufgeteilt werden, um die Komplexität zu verringern.
2. Prozess- und Systemdesign
- Workshops in den Teilprojekten: Anforderungen aus den betroffenen Bereichen werden aufgenommen und diskutiert. Es erfolgt die Prozessaufnahme und eine Besprechung, wie die Prozesse in den Teilprojekten (z. B. Werkstatt und Versorgung) abzubilden sind.
- Definition der Soll-Prozesse und deren Abbildung im System: Alles dreht sich hier um die Frage: Wie will das Unternehmen in Zukunft arbeiten? Projektleiter, Entwickler und einführendes Unternehmen überlegen daher gemeinsam, wie man Prozesse sinnvoll (um-)gestalten kann. Die Unternehmen können hier vom allgemeinen Know-how und Branchenwissen des erfahrenen Anbieters PSI profitieren.
- Change-Management: Wenn sich im Vergleich zum Lastenheft oder vertraglichen Regelungen in der Praxis Änderungsbedarf zeigt, sollten die Änderungen spätestens während des Prozess- und Systemdesigns besprochen werden.
- Projektplan erstellen: Der Projektplan mit den fünf Phasen wird gemeinsam erstellt. Ggf. kann ein Projekt in mehrere Teile aufgeteilt werden, um die Komplexität zu verringern.
- Spezifikationen für Schnittstellen und Anpassungen: Wie sind die Sub-Systeme einzubinden, wie sehen die semantischen Schnittstellen aus und wie erfolgt die Zusammenarbeit zu dritt? Insbesondere hier bringt PSI als erfahrener Anbieter die Stärke beim Management der Sublieferanten ein, denn die Einführung eines DMS betrifft in seiner Gesamtheit viele Sublieferanten, die durch einen GU betreut werden wollen, um das Rsiko des Kunden zu minimieren.
3. Umsetzung Prozess- und Systemdesign
- Anwendungskonfiguration: Der Anbieter konfiguriert das System und setzt die Parameter nach den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens. Durch die vielen bestehenden Funktionen und fertigen Softwaremodule bei PSI kann dieser Prozess oft verkürzt werden, wenn die Kundenanforderungen es zulassen, dass darauf zurückgegriffen werden kann.
- Realisierung von Schnittstellen und Anpassungen: Hier kommt eine weitere Stärke von PSI zum Tragen: Durch die vielen bereits umgesetzten Schnittstellen zu den bekannten Subsysemen am Markt lassen sich viele relevante Systeme ohne Entwicklung einer neuen Schnittstelle einbinden. Zunächst erfolgt ein Testimport, denn oft funktioniert die Datenübernahme beim ersten Mal nicht in der gewünschten Qualität. Zum einen, weil die Daten in den anderen Systemen nicht in der benötigten Güte vorliegen, zum anderen, weil sie komplett fehlen oder bestimmte Parameter für das neue System anders gesetzt werden müssen.
- Erstellung einer Dokumentation auf Basis der Best-Practice-Dokumente: Funktions- und Ablaufbeschreibungen
- Konzept Datenmigration
- Integrations-Workshop: Anbieter und Unternehmen gehen zusammen den Prozess von A bis Z und über alle Abteilungen hinweg durch. Funktioniert der Prozess in der Theorie über die Abteilungsgrenzen hinweg? Funktioniert das Zusammenspiel bzw. werden Schnittstellen zwischen Teilsystemen benötigt? Gibt es Medienbrüche?
4. Installation und Training des Kernteams
- Installation der Softwarekomponenten
- Systemüberblick für die Key-User: Die Schulung besteht aus einer Oberflächen- und Systemhandling-Schulung gefolgt von einem typischen Auftragsdurchlauf, der anhand von Kundendaten durchgespielt wird. An dieser Stelle empfehlen wir auch die gemeinsame Erstellung eines „Big Picture“ (zukünftige Prozesslandkarte) über die Prozesse. Die Inhalte der Prozesslandkarte bilden die Basis für die nachfolgenden Designphase.
- Ergänzende Schulungen: Dazu gehören z. B. Oberflächenschulungen oder die Bedienung der Anwendung.
- Datenübernahme für Produktivbetrieb
- Integrationstest: Der Integrationstest ähnelt dem Integrations-Workshop. Der Test erfolgt aber unter realen Bedingungen mit migrierten Daten und realisierten Schnittstellen sowie allen Programmanpassungen. Getestet werden alle Prozesse über das gesamte Unternehmen hinweg.
- Erklärung der Betriebsbereitschaft: Die Erklärung wird erteilt, wenn aus Sicht von Anbieter und Unternehmen der Online-Gang gewagt werden kann. Daher ist er der Meilenstein für die Umsetzungsphase.
5. Start und Betreuung im Echtbetrieb
- Schulung der Endanwender
- Inbetriebnahme: Meilenstein für diese Phase
- Online- Unterstützung/ Wartung
- Durch ein Remote Maintenance & Testing System (RMTS) kann der Anbieter jederzeit auf das Kundensystem zugreifen und an Hand des eigenen Testsystems Fehler nachstellen und schnell beheben.
- Gut geschulte Key User und das flexible DMS von PSI bieten dem Kunden viele Konfigurationsmöglichkeiten, um im laufenden Betrieb die Dispositionskritieren eigenständig anpassen zu können. Denn erst die Erfahrungen im laufenden Betrieb zeigen, ob das DMS in allen Fällen arbeitet und entscheidet, wie es ein erfahrener Disponent tun würde. So lassen sich ohne Einbindung des Anbieters eigene Erfahrungen kontinuierlich in das DMS übertragen und das System weiter optimieren. Das stärkt die Akzeptanz bei den Mitarbeitern/Usern des Systems.
Wo lauern die Fallstricke bei der Systemeinführung?
Es gibt viele, leicht zu vermeidende Fallstricke, an denen DMS-Projekte bereits gescheitert sind oder stark verzögert wurden. Gemeinsam mit dem Anbieter können Unternehmen sie aber einfach umgehen:
- Unklare Ziele
Vor der Einführung sollten Unternehmen eine klare Zieldefinition vor Augen haben und die Frage beantworten, was mit dem neuen System erreicht werden soll. - Komplexität wird unterschätzt
Das Prozess- und Systemdesign kann sich lange hinziehen, wenn die Anforderungen komplex sind. Auch die Frage, wie viele Funktionen auf einmal eingeführt werden sollen, kann den Bedarf an Zeit beeinflussen. Hier ist eine gewisse Kompromissbereitschaft von Anbieter und Unternehmen erforderlich. Genau wie die Einsicht, dass bei standardfähigen Produkten ggf. nicht alle individuellen Prozesse berücksichtigt werden können. - Schlechtes Change-Management
Im Laufe des Projektes kristallisiert sich häufig immer mehr heraus, was wirklich nötig ist und das unterscheidet sich oft von den am Anfang des Projektes definierten Anforderungen. Diese Änderungen müssen moderiert werden, sodass gutes Change-Management und Kreativität gefragt sind, um für beide Seiten sinnvolle Lösungen zu finden. - Sie reden aneinander vorbei
Nehmen Sie sich Zeit, um ein eingespieltes Team mit Ihrem Anbieter zu werden. Das Finden einer gemeinsamen Sprache dauert ggf. seine Zeit. Bei verschiedenen IT-Lösungen meinen gleiche Begriffe oft nicht dasselbe. Die Anforderungen aus dem Lastenheft sollten daher gemeinsam genau durchgesprochen werden. - Schlechte Datenqualität
Eine Datenmigration kann recht aufwändig sein und längere Zeit in Anspruch nehmen, wenn die Daten nicht in der nötigen Qualität vorliegen.
Was können Unternehmen für eine schnelle Einführung tun?
Sie sollten vor dem eigentlichen Projekt sehr genau über die Ziele einer DMS-Einführung nachdenken und eine IT-Strategie entwickeln. Dazu ist es ratsam eine gute Ist-Analyse zu machen und basierend darauf zu definieren, wie Prozesse in Zukunft gestaltet sein sollen.
Rechtzeitige, interne Diskussionen schaffen eine gemeinsame Sicht Ihres Unternehmens auf die Dinge. Verschiedene Abteilungen sollten vor dem Projekt über die sie betreffenden Prozesse diskutieren und eine Einigung herbeiführen. Der Anbieter muss diesen Prozess dann nicht kostenintensiv begleiten, sondern kann sich auf seine Kernkompetenzen besinnen und die gewünschten Prozesse abbilden und optimieren.
Zu guter Letzt kommt es auf die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen für die Umsetzung an. Der Erfolg eines Projektes steht und fällt mit einem motivierten Projektleiter, der die Rückendeckung der Geschäftsführung hat.
Key-User mit fachlichem Know-how und Verständnis für IT und systemische Zusammenhänge tragen ebenso zu einer raschen Einführung bei, wie die Entlastung der beteiligten Mitarbeiter vom Tagesgeschäft.
Die Vorteile des PSItraffic/DMS auf einen Blick
- Transparenz auf den Betriebshöfen
- Fahrzeugabstellung und -einteilung in Echtzeit auf Basis von Qualicision
- Erhöhung der Fahrzeugverfügbarkeit
- Reduzierung der Fahrzeugreserve
- Optimierte Fahrzeugversorgung (Reinigung, Besandung, Betankung)
- Manuelle, halb- oder vollautomatische Fahrzeugdisposition
- Verwendung von Standardschnittstellen
- Integration mit Intermodal Transport Control System (ITCS)
- Integriertes Qualitätsmanagement-System
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Eric Nöh
PSI Transcom GmbH
Leiter Vertrieb ÖPNV
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