Integriertes Qualifizierungsmanagement für Verkehrsunternehmen: Personalsorgen adé
25.11.2020 - Technologie, Verkehr
Nie zuvor waren Verkehrsbetriebe so sehr gefordert, ihr Personal kontinuierlich und vorausschauend zu qualifizieren und weiterzubilden. Denn eine effiziente Personalentwicklung und ein strukturiertes Weiterbildungsmanagement sind in Zeiten des wachsenden Fachkräftemangels entscheidende Faktoren für den wirtschaftlichen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Erweiterte Personaldispositionssysteme leisten hier wertvolle Unterstützung. Sie führen sämtliche Beteiligte zusammen und sorgen durch eine integrierte Abbildung aller Prozesse für eine effiziente, vorausschauende Planung.
Weiterbildungs- und Qualifizierungsmanagement gewinnt im Kontext des Fachkräftemangels immer stärker an Bedeutung. Der Erwerb neuer Kompetenzen und Fähigkeiten bildet die Grundlage für eine vorausschauende Weiterentwicklung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wobei auch Aspekte wie Einsatzoptimierung, Kostensenkungen und Unfallvermeidung zum Tragen kommen.
Weiterbildungsmanagement kann sowohl Pflichtschulungen umfassen, wie etwa im Umfeld der
- Berufskraftfahrer,
- Servicetechniker,
- Brandschutzhelfer,
- Umweltbeauftragten
als auch strategische Weiterbildungen, z. B. im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung oder Besetzung freiwerdender Stellen.
Insbesondere für das Internal Recruiting ist ein integriertes Qualifizierungsmanagement unabdingbar. Dabei sind Unternehmen, die Führungs- und Fachkräfte kontinuierlich auch aus ihren eigenen Reihen rekrutieren, in vielerlei Hinsicht im Vorteil:
Nachfolger für strategisch wichtige Stellen lassen sich vorausschauend entwickeln und später lückenlos besetzen.
Gleichzeitig schafft die interne Rekrutierung auf Basis passgenauer Weiterbildung und Qualifizierung transparente Perspektiven für die eigenen Angestellten und trägt nachweislich zu einer Stärkung der Mitarbeiterzufriedenheit und Personalbindung bei.
Die Vorteile eines integrierten Qualifizierungsmanagements auf einen Blick
- Vorausschauende Weiterentwicklung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Verwaltung und Planung von Pflichtschulungen
- Verwaltung und Planung von strategischen Weiterbildungen
- Unterstützung einer internen Rekrutierung
Ein Gesamtprozess über Abteilungen und Unternehmensgrenzen hinaus
Für eine erfolgreiche Personalentwicklung bedarf es einer engen Zusammenarbeit aller beteiligten internen Abteilungen und externen Ausbildungseinrichtungen.
Und genau hier schlummern in vielen Unternehmen große Potenziale. So sind in aller Regel bspw. Einsatzplanung, Ausbildung und Qualifizierungsmanagement in getrennten Prozessen und in separaten Systemen abgebildet. Die Kommunikation und Abstimmung zwischen den Abteilungen findet lediglich per E-Mail bzw. verbal statt. Weiterentwicklungswünsche, Kompetenzen und Defizite in den Einzelbereichen der ausgeübten Stelle sind in der Folge nur aus den durchgeführten Mitarbeitergesprächen in den Personalabteilungen bekannt. Dabei können z. B. Kompetenzen, die im Zusammenhang mit früheren Berufen oder Hobbies stehen, relevant für die Besetzung von freien Stellen und die strategische Personalentwicklung sein.
Wie können Unternehmen diesen Gesamtprozess also in einem System abbilden und allen Beteiligten Zugang verschaffen?
Hierfür stehen in Personaldispositionssystemen wie Moveo Profahr spezielle Erweiterungsmodule für Unternehmen im ÖPNV zur Verfügung, die durch die vollständige Integration sämtliche Schritte ganzheitlich abbilden.
Erweiterungsmodule für Personaldispositionssysteme
- Personaldisposition: Die Personaldisposition hält in diesem übergeordneten System u. a. sämtliche Stammdaten, verwaltet die Dienstpläne, Urlaubsplanung, Dienst- und Freizyklen sowie die Zeitkontenstände der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zusätzlich sind notwendige Qualifikationen und Befugnisse hinterlegt um den Personaleneinsatz für die zu erledigenden Aufgaben korrekt abzustimmen.
- Qualifizierungsmanagement: Mit Hilfe des integrierten Qualifizierungsmanagements können die hinterlegten Qualifizierungen und Befugnisse automatisch bei Bedarf verlängert und ergänzt werden.
- Ausbildungsveranstaltungen: Die Planung von Ausbildungsveranstaltungen erfolgt auf Basis der Einsatzplanung und hinterlegten Urlaubzeiträume der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erheblich effizienter, da beispielsweise wiederholte Terminfindungsrunden entfallen.
- Mitarbeiterinformationssysteme: Web- und App-basierte Mitarbeiterinformationssysteme versetzen das Personal in die Lage, sich selbstständig (vgl. Employee Self Service) zu angebotenen Veranstaltungen anzumelden. Gleichzeitig stellt das System sicher, dass nur zum Dienstplan passende Veranstaltungen angeboten werden.
- Zeit- und Verrechnungskonten: Anfallende Zeitgutschriften und Pauschalen lassen sich in den Zeit- und Verrechnungskonten automatisch verrechnen.
Daten bringen den Durchblick
Personalabteilungen können im System die Erkenntnisse aus Mitarbeitergesprächen hinsichtlich Qualifikationen, Kompetenzen, Defiziten und Entwicklungswünschen organisieren, mittels einer Matrix auswerten und mit hinterlegten Stellenprofile spiegeln. Auf dieser Basis lassen sich z. B. geeignete Talente finden oder der Qualifizierungsbedarf ermitteln. Dies bildet das Fundament für eine vorausschauende, bedarfsgerechte Weiterbildung bzw. für eine rechtzeitige Initiierung von Recruiting-Prozessen – intern wie extern.
Zusätzlich können Prognosealgorithmen aus Altersstruktur, erwartetem Produktionsleistungsumfang und den Auswertungen der vergangenen Jahre den zukünftige Personalbedarf errechnen. Sie liefern eine datenbasierte Grundlage für die Weiterbildung und Ausbildung von Mitarbeitern und Nachwuchskräften.
Die sich daraus ergebenen Vorgaben der Personalverantwortlichen sind als Arbeitspakete im System hinterlegt.
Die Ausbildungsabteilungen nutzen sie zur
- Veranstaltungsplanung,
- Ermittlung von Ausbildungsaufwand und -inhalten,
- Organisation mit externen Schulungsanbietern,
- präzisen Berechnung notwendiger Budgets und
- deren Einplanung für die Folgejahre.
Identifizieren Personalverantwortliche eine passende Veranstaltung, kann diese auf Basis der Dienst- und Einsatzkalender in der Personaldisposition geplant und zur Buchung angeboten werden. Zudem lassen sich durch Controlling- und Reportingfunktionalitäten die Inanspruchnahme der Angebote überwachen.
So profitieren Sie als Verkehrsunternehmen
- Ermittlung von Qualifizierungsbedarf
- Identifikation geeigneter Kandidaten für die interne Stellenbesetzung
- Berechnung des zukünftigen Personalbedarfs
- Ermittlung von Ausbildungsaufwand und -inhalten
- Präzise Berechnung von erforderlichen Budgets
- Händling externer Schulungsanbieter
- Berücksichtigung der Dienst- und Einsatzkalender bei der Maßnahmenplanung
Ohne Personalsorgen in die Zukunft
Im Ergebnis verfügen Unternehmen über eine übersichtliche und einheitliche Informationsplattform, die ein systematisches und passgenaues Qualifikations- und Weiterbildungsmanagement ermöglicht. Disponenten können sich darauf verlassen, dauerhaft ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung zu haben. Dienst- und Einsatzplaner sind in der Lage, jederzeit neue Qualifikationen (z. B. durch neue Technologien) im System zu hinterlegen. Diese stehen den Personalabteilungen sofort zur Verfügung und können direkt berücksichtigt werden. Gleichzeitig lässt sich eine redundante Datenerfassung und -dokumentation vermeiden.
Kurzum: Mit einem integrierten Qualifizierungsmanagement minimieren Verkehrsunternehmen Personalsorgen erheblich und schaffen ein solides Fundament für die Zukunft.
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Alvar Schulze
Geschäftsführer Moveo Software GmbH
alvar.schulze@moveo-software.com
