Erfolgreiche WMS-Einführung: Mitarbeiter und Software Hand in Hand

24.03.2021 - Logistik, Technologie

Bereits vor der Einführung eines Warehouse Management Systems (WMS) gilt es, unterschiedliche Einflüsse zu beachten. Welche Faktoren haben alle erfolgreichen WMS-Projekte im Mittelstand gemeinsam? Warum ist ausgerechnet der Faktor Mensch dabei entscheidend? Wir erklären, warum Sie im Hinblick auf ein erfolgreiches WMS einen besonderen Fokus auf Ihre Mitarbeiter setzen sollten.

Bei dem großen Angebot an Warehouse Management Systemen kann die Auswahl zugegebenermaßen schwerfallen. Je nach Branche, Unternehmensgröße und Kernprozess spielen bei der Wahl des passenden WMS unterschiedliche Faktoren eine Rolle. Aus der Perspektive des Entscheiders fallen darunter vor allem der Funktionsumfang sowie die Referenzen des Herstellers, der es implementiert.

Ziel ist es, den Materialfluss mit Hilfe des WMS zu optimieren und gleichzeitig einen einwandfreien Einsatz seitens der Mitarbeiter zu ermöglichen.

Im aktuellen WMS Marktreport Kompakt 2020, den das Team Warehouse Logistics des Fraun-hofer IML alle zwei Jahre veröffentlicht, werden die wichtigsten fünf Kriterien zur Auswahl eines WMS-Anbieters aus Kundensicht präsentiert. Dazu gehören:

Funktionalität
Branchenreferenzen des Anbieters
Benutzerfreundlichkeit
Einfache Parametrisierung
Einfache Integration in vorhandene Prozesse und IT-Landschaft

Der entscheidende Faktor Mensch

Neben den technischen Einzelheiten sollte ein anderer, oft nicht berücksichtigter Aspekt, ebenfalls bedacht werden. Denn letztendlich wird jede Software mit derselben Herausforderung konfrontiert: dem Anwender. Der menschliche Aspekt innerhalb Ihres Unternehmens ist für den Projekterfolg entscheidend und sollte nicht unterschätzt werden.

Die Mitarbeiter werden als Softwareanwender in der Logistik tagtäglich mit dem neuen System konfrontiert und sollten dementsprechend besonders im Fokus stehen, wenn es um die Einführung eines WMS geht. Ziel ist es, die Effizienz und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter durch ein umgängliches System zu steigern.

Der aktuelle WMS Marktreport Kompakt 2020 des Fraunhofer IML formuliert es noch deutlicher:

„Trotz des steigenden Automatisierungsgrads im Lager ist der richtige Einsatz von Mitarbeitern weiterhin ein entscheidender Erfolgsfaktor.“

Der Erfolg eines WMS hängt also maßgeblich von den Anwendern eines Unternehmens ab. Welche Aspekte sind dabei besonders zu berücksichtigen? Was sollten Sie bei der Auswahl bzw. Einführung eines neuen WMS hinsichtlich der Mitarbeiter beachten?

Mitarbeiter einbeziehen und Schlüsselrollen richtig besetzen

Ihre Mitarbeiter sollten bereits vor der Einführung aufgezeigt bekommen, worin der Mehrwert des Warehouse Management Systems liegt und verstehen, wie sich ihr eigener Arbeitsalltag und –ablauf dadurch verbessert. Insbesondere die digitale Transformation des Lagers geht mit einem kontinuierlichen Veränderungsprozess einher und sollte den Mitarbeitern gegenüber von Beginn an kommuniziert werden.

Zeigen Sie auf, welchen Nutzen der Mitarbeiter in der täglichen Arbeit durch die neue Software erfährt.

Binden Sie z.B. Schichtleiter oder vergleichbare Rollen in die Workshops themenbezogen ein und bauen Sie so den Ansprechpartner für die Mitarbeiter auf der Fläche auf. Die Akzeptanz Ihrer Belegschaft gegenüber der neuen Software ist die Voraussetzung für ein erfolgreiches WMS.

Die menschlichen Faktoren für ein erfolgreiches WMS-Projekt. Quelle: PSI

Als nächstes widmen Sie sich denjenigen Mitarbeitern, die Schlüsselrollen ausüben. Dazu gehören die Key-User und die Projektleitung. Die Key-User sind jene Anwender, die das WMS am meisten und intensivsten nutzen. Sie besuchen die Anwenderschulungen und sind Ansprechpartner Ihrer Mitarbeiter. Gleichzeitig haben sie die Funktion als Vorreiter für Anpassungen und sollten das WMS bestens kennen. Key-User sollten generell die Bereitschaft mitbringen, sich der Veränderung zu stellen und bereit für neue Arbeitsabläufe sein. Daneben ist Erfahrung sowie eine gute Unternehmenskenntnis wichtig. Die Projektleitung sollte ebenfalls gut gewählt sein und in ihrer Führungsrolle stets den Überblick über die Software behalten können.

Nur wenn die Projektleitung gewährleisten kann, dass die Mitarbeiter das System akzeptieren, wird das Change-Management Erfolg haben können.

Eine hohe Benutzerfreundlichkeit des WMS sichert den Erfolg

Software, die den Arbeitsalltag nicht vereinfacht oder verbessert, wird von Ihren Mitarbeitern nicht angenommen. Der Schlüssel zu einer konstanten Softwarebenutzung lautet demnach: Benutzerfreundlichkeit. Denn nur ein benutzerfreundliches WMS kann die Prozesse im Lager so effizient wie möglich gestalten. Das gilt sowohl für die Prozessabläufe als auch die Arbeitsqualität der Mitarbeiter.

Usability hat einen positiven Einfluss auf die Lernkurve der WMS-Anwender und ermöglicht selbst Saison- und temporären Mitarbeitern eine schnelle Einarbeitung.

Eine einfache Bedienung sichert dabei maßgebend die Akzeptanz des neu eingeführten Systems. Darüber hinaus macht die Arbeit mit Mobiler Datenerfassung (MDE) den Mitarbeitern Spaß und die Nutzung von Smartphone und Tablet wertet die Arbeit nochmals auf. Ein Warehouse Management System, welches den Fokus besonders auf Usability legt, ist PSIwms.

Sehen Sie hier, wie Sie im PSIwms neue Dialoge aus vorhandenen Dialogen erstellen.

Mit seinem hohen Individualisierungsgrad und seiner intuitiven Bedienung orientiert sich PSIwms ideal an den Bedürfnissen seiner Anwender. Mit dem PSI-Click Design stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter seine Arbeitsabläufe individuell je nach Bedarf gestalten kann. Komplexe Veränderungen an der Oberflächenstruktur und einfache Anpassungen von Menüs, Listen- und Tabellendialogen können per Drag & Drop vorgenommen und in Profilen gespeichert werden.

Sie können eigene Erfahrung aus Ihren Arbeitsbereichen aufnehmen und die Dialoge und Masken schnell und einfach benutzergruppenspezifisch anpassen. Benutzerdefinierte Oberflächen können somit an die individuellen Erfordernisse Ihrer Workflows angepasst werden. So können Sie sicherstellen, dass Sie Ihren Mitarbeitern ein flexibles und zugleich transparentes WMS bieten.

Der Schlüssel zum erfolgreichen WMS

Lagerbetreiber wissen, dass der Erfolg eines WMS vor allem von den Funktionalitäten abhängt. Weiterhin ist klar, dass der zukünftige Softwareanbieter über geeignete Branchenreferenzen verfügen sollte, die zu Ihrer Branche und Ihrem Unternehmen passen. Doch die Berücksichtigung dieser beiden Faktoren alleine reicht nicht aus. Erst wenn Sie die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter gegenüber der neuen Software sicherstellen können, haben Sie die Weichen für ein erfolgreiches WMS gestellt.