ERP-Must-haves: Was braucht der Mittelstand?

Ein mittelständisches Unternehmen kommt an einem ERP-System nicht vorbei. Zu komplex sind die Unternehmensabläufe, um sie mit Bordmitteln zu beherrschen – zu groß die Effizienzgewinne, die mit dem Einsatz einer ERP-Lösung erzielt werden können. Die Vorteile einer solchen Unternehmens­software kommen jedoch erst dann vollständig zum Tragen, wenn sie den Anforderungen eines Unternehmens gerecht werden.

Was unterscheidet den Mittelstand von KMU und Konzernen und welche Unterschiede sind für die Anforderungen an ein ERP-System relevant?

Software-Hersteller werben gerne damit, dass ihre Programme – neben einem Branchenfokus – speziell für bestimmte Unternehmens­größen geeignet sind.

Die Abgrenzung von Konzern, Mittelstand und KMU ist hinsichtlich ihrer Anforderungen an ein ERP-System gar nicht so leicht und eindeutig, wie sie auf den ersten Blick erscheint.

Als gängiges Unterscheidungskriterium wird z. B. einfach die Mitarbeiterzahl bemüht, die sich in aller Regel auch in den Userzahlen niederschlägt. Tatsächlich ist die Anzahl der Anwender einer Softwarelösung als Unterscheidungskriterium nur bedingt geeignet. Denn benötigt eine Abteilung ein bestimmtes Modul, spielt es keine Rolle, ob 5 oder 50 User damit arbeiten. Entscheidend ist die Passgenauigkeit der Funktionen.

Ähnliches gilt für die Unternehmensorganisation. So können ERP-Systeme für mittelständische Unternehmen sehr gut auch für Konzerne geeignet sein. Nämlich dann, wenn sich mittelständische Strukturen bei Konzernen wiederfinden.

Konzern vs. Mittelstand

Was Big Player von mittelständischen Unternehmen oftmals unterscheidet, ist das Vorhandensein bzw. die Größe eines IT-Support-Teams. Über das verfügen nur wenige mittelständische Unternehmen – und wenn doch – mit nur wenigen Mitarbeitern.

Im Idealfall ist ein ERP für den Mittelstand

• gut vorkonfiguriert und
• ermöglicht ein selbständiges Customizing sowie eine Parametrisierung – und zwar auch ohne IT- oder Programmierkenntnisse.

KMU vs. Mittelstand

Ein relevanter Unterschied zwischen KMU und dem Mittelstand ist das Vorhandensein von abteilungsübergreifenden gegenüber arbeitsteiligen Prozessen. Das bedeutet: In kleineren Unternehmen erfüllt in aller Regel ein einzelner Mitarbeiter Aufgaben verschiedener Bereiche. Im mittelständischen Unternehmen hingegen teilen sich mehrere Mitarbeiter Aufgaben eines einzelnen Bereichs.

ERP-Systeme sollten folglich in der Lage sein, abteilungsübergreifende Prozesse durchgängig zu unterstützen, bspw. mit der Hilfe von Workflows.

Welche technologischen Merkmale sollte ein ERP-System für den Mittelstand mitbringen?

Agilität, Flexibilität, Skalierbarkeit, Offenheit, Usability – das sind die aktuell wohl am meisten zitierten Schlagwörter, wenn es um die technologischen „ERP-Must-haves“ geht. Doch was bedeuten sie konkret?

Grundsätzlich profitieren mittelständische Unternehmen von Lösungen, die sie dazu befähigen, Unternehmensprozesse oder ganz spezifische Aufgaben einfach und schnell selbst zu gestalten. Konfiguration statt Programmierung ist die Devise. Hierbei helfen z. B. Tools zur individuellen Oberflächengestaltung.

Mit ihnen lassen sich die – traditionell oftmals überfrachteten ERP-Masken – gezielt an die Aufgaben oder auch individuellen Vorlieben der Anwender anpassen. Damit einher geht schließlich auch eine intuitive Bedienbarkeit, die eine maßgebliche Rolle für die Akzeptanz und damit für den Erfolg eines ERP-Systems spielt. Gefragt sind in diesem Kontext auch Module zur Gestaltung von Workflows. Sie gelten als vielversprechender Ansatz, um schnell und flexibel Prozesse einzuführen und kontinuierlich an veränderte Bedingungen anpassen zu können.

Typisch für mittelständische Unternehmen ist zudem ein kontinuierliches Unternehmenswachstum, zu dem die Integration von neuen Produktionsstätten, Firmenübernahmen oder die Expansion ins Ausland zählen kann.

Gleich mehrere Dinge sollte eine ERP-Lösung aus diesem Grund mitbringen:

• Eine leichte Skalierbarkeit der Userzahl,
• einen Modulbaukasten für schrittweise, funktionale Erweiterungen und
• eine Mehrwerkesteuerung zur Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen über Betriebs- und Landesgrenzen hinaus.

Nicht zuletzt ist die Offenheit der Software ein wichtiger Aspekt. Denn gerade im Mittelstand gibt es gewisse Systeme, die nicht abgelöst werden sollen oder können. Unbedingt sollte ein ERP-System daher über Standardschnittstellen, z. B. Webservices, verfügen oder Standarddatenbanken verwenden, die einen einfachen Zugriff auf Tools ermöglichen.

Welche ERP-Funktionen braucht der Mittelstand?

ERP-Lösungen sind in der Gesamtheit ihrer angebotenen Funktionen komplexe Systeme. Doch mittelständische Unternehmen benötigen – gerade zum Zeitpunkt der Softwareeinführung – nur einen Bruchteil davon.

Empfehlenswert ist daher auf modulare Lösungen zu setzen, die aus einem Basissystem und ergänzbaren Standard-Modulen bestehen. Das Basissystem sollte, z. B. als übergeordnetes Auftragsmanagement, sämtliche Grundprozesse vom Vertrieb bis zum Versand durchgängig abbilden. Die Basis kann wiederum aus einer breiten Palette von Modulen, die jeweils über eine hohe Funktionstiefe verfügen sollten, individuell ergänzt werden.

Scheinbar von geringer Wichtigkeit, aber manchmal zum Zünglein an der Waage wird für mittelständische Unternehmen die Option, bestimmte Datensätze zunächst nur mit Datenfragmenten befüllen zu können. Das trifft z. B. auf die Angebotserfassung zu. So lässt sich bspw. die Artikelnummer eines sog. „Exots“ erst später ergänzen, das Angebot aber bereits im System erfassen.

Diese ERP-Funktionen braucht der Mittelstand:

• Basissystem zur integrierten Abbildung aller Grundprozesse vom Vertrieb bis zum Versand
• Umfangreicher Baukasten ergänzender Standardmodule mit hoher Funktionstiefe
• Verzicht auf Pflichtdatensätze für Startoption mit Datenfragmenten

Warum ist eine Branchenfokussierung unverzichtbar?

Mittelständische Unternehmen haben weder die Zeit, noch die Manpower oder das notwendige Budget, um große Anpassungen an einem so komplexen System wie einer ERP-Lösung vornehmen zu können.

Um also schnell und verlässlich starten zu können, sollte ein ERP-System branchenerprobte Prozesse als Standard abbilden – angeboten in der beschriebenen, funktionalen Modularität. Generalistische Systeme leiden in aller Regel an einer Überfrachtung von Funktionen und damit an einer Komplexität, die es heute gerade abzubauen gilt. Lösungen für den Maschinen- und Anlagenbau etwa sollten z. B. über Stücklistenfunktionalitäten wie „wachsende Stücklisten“ oder „Änderungsmanagement“ verfügen. Eine „Rezepturverwaltung“, wie sie in der Prozessindustrie vonnöten ist, spielt für sie aber überhaupt keine Rolle und sollte deshalb auch nicht automatisch implementiert werden.

Letztlich wirkt sich eine klare Branchenfokussierung auch auf die Art der späteren Einführung und Beratertätigkeit aus. Universelle ERP-Systeme setzen aufgrund der Komplexität bereits für das Basissystem eine größere Beratermannschaft voraus. Das erschwert und verkompliziert die Systemeinführung und spätere Betreuung deutlich.

Deshalb ist die Branchenfokussierung unverzichtbar:

• Branchenerprobte Prozesse als Standard
• Vermeidung einer funktionalen Überfrachtung und damit hohen Systemkomplexität
• Vereinfachung und Verkürzung der Systemeinführung und späterer Betreuungsphasen