Zeit für ein Update: Wann lohnt sich eine ERP-Modernisierung?

Produzierende Unternehmen möchten heute ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten und flexibel anpassen. Ein Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP) ist das ideale Vehikel, um diesen Wandel in die Organisation hineinzutragen.

Viele Unternehmen investieren ihre IT-Budgets noch immer lieber in den Betrieb veralteter Systeme. Wenn das ERP-System schon seit vielen Jahren oder gar Jahrzehnten im Einsatz ist, sollten Sie sich aber die Frage stellen: Passt das aktuelle ERP noch zum Unternehmen oder bedarf es eines grundlegenden Updates?

Wann ist ein ERP zu alt und sollte modernisiert werden?

Ob ein Modernisierung oder eine komplette Neueinführung des ERP-Systems notwendig ist, hängt stark davon ab, wie sich ein Unternehmen und dessen Geschäftsmodel zwischen der ursprünglichen Einführung und heute verändert hat. Wenn sich aufgrund veränderter Rahmenbedingungen die Prozesse stark geändert haben, nimmt das naturgemäß auch Einfluss auf die Abläufe im ERP-System.

Unternehmen sollten grundsätzlich über ihre IT- Landschaft nachdenken, wenn sie feststellen, dass

• relevante Prozesse nicht mehr zufriedenstellend abgebildet werden können.
• viele Insellösungen wie z. B. Excel-Listen in den Fachabteilungen entstanden sind.
• gravierende Änderungen in der Unternehmensstruktur nicht vom ERP-System abgebildet werden können.
• Anwendungswissen im Unternehmen kaum noch vorhanden ist. Prozesse und Lösungen werden aus reiner Gewohnheit weitergeführt.
• Releasewechsel zwar erfolgt sind, aber neue Funktionalitäten nicht genutzt werden und so auch die Chance vertan wurde, Prozesse grundlegend zu überdenken.

Welche Chancen liegen in der Modernisierung?

Bei die Modernisierung eines ERP-Systems bietet sich die große Gelegenheit, die Wirkung und Durchdringung des bestehenden Systems im Unternehmen zu verstärken.

Neue Prozessanforderungen abdecken
Unternehmen erhalten mit der Modernisierung die Chance, aktuelle und auf die Zukunft ausgerichtete Prozesse mit einem modernisierten ERP-System abzubilden. Insellösungen können so ersetzt bzw. vermieden werden.

Know-how ins Unternehmen tragen
Ähnlich wie bei der Neueinführung, sollte auch bei einem Redesign der Fokus auf die Etablierung eines langfristig wirkenden ERP-Kernteams gelegt werden. Die in diesem Zusammenhang notwendigen Schulungsmaßnahmen verbessern und erweitern das Know-how um das ERP-System im Unternehmen.

Mitarbeiterentwicklung
Letztlich ist jedes ERP-Projekt auch eine Chance, junge Mitarbeiter zu entwickeln. Im Zuge der Ist-Analyse können diese sehr viel über das eigene Unternehmen lernen und später die Projektumsetzung intensiv begleiten. Nachwuchskräfte können so tiefes Wissen aufbauen und ihre Position im Unternehmen stärken.

Welche Gründe sprechen für oder gegen eine ERP-Modernisierung?

Aus der wirtschaftlichen Sicht ist ein neues ERP eine schwerwiegende Entscheidung, die Auswirkungen über Jahre und zum Teil Jahrzehnte hat. Oft ist eine Modernisierung der einfachere und kostengünstigere Weg, denn bewährte Prozesse und Lösungen können übernommen werden.

Allerdings ist bei einer so großen Richtungsentscheidung eine wertfreie Kosten-Nutzen-Abwägung essenziell:

• Ist eine Modernisierung oder eine Neueinführung der einfachere Weg?
• Wieviel Wissen um das aktuelle ERP-System ist im Unternehmen vorhanden?
• Kann man bei der Modernisierung das vorhandene Wissen der Mitarbeiter nutzen, um neue Prozesse zu gestalten?
• Möchte man mit Einführung einer neuen Software ggf. einen neuen Impuls ins Unternehmen hineintragen?
• Wie ist das Verhältnis zum aktuellen ERP-Anbieter?

Speziell das Verhältnis zum ERP-Anbieter verdient eine gründliche Prüfung, denn eine weitere Zusammenarbeit ist nur sinnvoll, wenn ein Grundvertrauen in die Software und in die Stabilität des Anbieters besteht. Fragen Sie sich vor allem, ob die Berater des Anbieters vom Fach sind, Ihre Prozesse wirklich verstehen und mitgestalten können.

Gegen eine Modernisierung spricht dagegen, wenn sich die funktionalen Anforderungen so stark geändert haben, dass der ERP-Anbieter keine passenden Lösungen finden kann. Dies ist etwa der Fall, wenn Unternehmen ihr Angebot verbreitern, ursprünglich jedoch auf einen extrem fokussierten Spezialisten als ERP-Anbieter gesetzt haben (oder feststellen, dass ihr breit orientierter Anbieter zu wenige Branchenfunktionalitäten bietet).

Wie ist das Verhältnis der Kosten zwischen Modernisierung und Neueinführung eines ERP-Systems?

Die Modernisierung eines ERP-Systems ist sicherlich die kostengünstigere Option, denn der Kauf neuer Lizenzen entfällt in der Regel. Der Wechsel auf eine neue Version ist preislich attraktiv, dennoch fallen für Unternehmen vergleichbare Kosten für die notwendigen Dienstleistungen an.

Sollte es bei  der Modernisierung  zu einer funktionalen Erweiterung kommen, müssen ggf. ERP-Module hinzugekauft werden, um neue, für das Unternehmen aber wichtige, Prozesse abzudecken. Es ist ebenfalls möglich, dass Mitarbeiter aus bisher nicht mit dem ERP-System abgedeckten Bereichen einbezogen werden sollen und zusätzliche Kosten für diese neuen User-Lizenzen anfallen.  Die ganzheitliche Nutzung über Abteilungsgrenzen hinweg bietet jedoch in jedem Fall Vorteile.

Abschließend muss konstatiert werden: Es existieren unterschiedliche Erfahrungen, wie groß der finanzielle Unterschied zwischen Modernisierung und Neueinführung ist. Unternehmen können jedoch von Einsparungen von bis zu 20-30% ausgehen, wenn sie sich für eine Modernisierung entscheiden.

Was sind potentielle Hemmnisse bei der Modernisierung?

Prinzipiell sollte das Bewusstsein existieren, dass es sich bei der ERP-Modernisierung um ein umfangreiches Projekt handelt, das nicht nebenbei laufen kann. Unternehmen sollten das Redesign-Projekt daher als umfassendes Organisationsentwicklungsprojekt begreifen. Scheitert es, liegen die Ursachen meist an diesen Faktoren:

Fehlender Wille alle Prozesse auf den Prüfstand zu stellen
Eine Modernisierung des bestehenden ERP-Systems ist nur dann sinnvoll, wenn sich die Projektbeteiligten an die Basis und damit an jeden systemrelevanten Prozess heranwagen. Alle notwendigen Prozesse in einem Unternehmen müssen aufgenommen und alle im ERP-System abgebildeten Abläufe auf ihre aktuelle Relevanz geprüft werden.

 „Wenn man nicht alles auf den Prüfstand stellt, wird die Modernisierung nicht erfolgreich sein.“

Jens Reeder, Leiter Division Industry, PSI Automotive & Industry

Es gibt keine Prozesseigner
Langfristig wirkende Prozess-Owner kümmern sich um die Weiterentwicklung von internen Prozessen. Wenn diese nicht vorgesehen sind, riskieren Unternehmen, dass die Wirkung einer ERP-Modernisierung verpufft bzw. nicht nachhaltig aufrechterhalten werden können.

Mangelnde Ressourcen
Einerseits bedarf es der finanziellen Ressourcen für die ERP-Modernisierung. Diese sind nicht unerheblich und müssen in den entsprechenden Budgets eingeplant werden. Andererseits sind die personellem Ressourcen und die Bereitschaft, Mitarbeiter aus dem Tagesgeschäft abzuziehen und für das ERP-Projekt bereitzustellen, essenziell.

Offenheit für Neues
Insbesondere die Mitarbeiter des Projektteams müssen offen für ein neues Denken sein und Lust haben, sich zu verändern. Nur dann wird es gelingen, Änderungen und Verbesserungen zu etablieren. Hierbei ist ein proaktives Change Management aufzusetzen, welches insbesondere von der Unternehmensführung getragen und unterstützt werden muss.

Ausgewogenes Projektteam
Im Projektteam kommt es auf einem gesunden Kompromiss zwischen erfahrenen Kollegen, die sich sehr gut mit der Software und den Prozessen auskennen, und „jungen Wilden“ an, die ambitioniert für Veränderungen sorgen wollen.

Wie sehen ERP-Modernisierungskonzepte konkret aus?

Grundsätzlich ist das Vorgehen sehr ähnlich zu einer Neueinführung von ERP-Systemen. Durch den ERP-Anbieter und das Unternehmen sind alle Prozesse zu betrachten, auch bei der ERP-Modernisierung dürfen keine Abläufe unbeachtet bleiben. Die Modernisierung erfolgt in der Regel in zwei Phasen:

1. Phase: Gründliche Analyse der Ist-Situation
Hier steht vor allem die Frage im Vordergrund, wie die derzeitigen Prozesse organisiert sind und in welchen Bereichen die bestehende Software in welcher Intensität genutzt wird.

In Form eines System-Checks bewertet der Anbieter die Prozesse und Arbeitsweisen mit dem ERP-System im Unternehmen. Es folgen eine Analyse und grobe Empfehlungen, in der kritische Situationen identifiziert und Verbesserungspotentiale aufgezeigt werden.

In dieser Phase kann es sinnvoll sein, Mitarbeiter aus dem Unternehmen bei den Interviews einzubinden. Wenn die eigenen Mitarbeiter mit dem ERP-Anbieter gemeinsam Interviews durchführen, kann ein Gemeinsamkeitsgefühl entstehen und die späteren Maßnahmen werden eher angenommen. Darüber hinaus lernen die Mitarbeiter hierbei über den „Tellerrand“ hinaus zu blicken.

2. Phase: Maßnahmenplan gemeinsam erarbeiten und umsetzen
Auf Basis der in der Ist-Analyse identifizierten Schwachstellen und Handlungsfelder wird ein Maßnahmenplan erarbeitet, der die gemeinsam vereinbarten Schritte zur Umsetzung beschreibt. Dabei ist darauf zu achten, das Unternehmen nicht zu überfordern, also sinnvolle Umsetzungsziele und -zeiträume zu definieren.

In der Regel erfolgt im Anschluss eine prototypische Umsetzung der neuen Prozesse in einem Standard- System, das darauf hin sorgsam getestet und damit der Nachweis über dessen Funktionalität erbracht wird. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn in der Vergangenheit zahlreiche Insellösungen genutzt und ggf. Anpassungen vorgenommen worden sind. Der Vorteil hierbei ist, dass man sich komplett von den Zwängen des alten Systems löst und intensiv prüft, ob es tatsächlich notwendig ist, Anpassungen im System vornehmen zu müssen. 

Als letzter, aber sicherlich äußerst wichtiger Punkt erfolgt die Schulung großer Kreise der Mitarbeiter des Unternehmens bevor die großen Herausforderungen unserer Zeit endlich mit dem modernisierten ERP-System angegangen werden können!