PSI Blog

Checkliste: So gelingt die ERP-Einführung in 5 Phasen

27.08.2019 - Produktion

So gelingt die ERP-Einführung. © WangAnQi/thinkstock und eigene Bearbeitung
So gelingt die ERP-Einführung. © WangAnQi/thinkstock und eigene Bearbeitung

Wie lange dauert die ERP-Einführung? Wie schaut der Fahrplan konkret aus? Worauf sollten Unternehmen achten? Wenn es um das neue ERP-System geht, freuen sich viele Betriebe auf Prozessverbesserungen und Arbeitserleichterungen.

Während der Nutzen eines ERP-Systems offenkundig ist, so ist Entscheidern oft unklar, wie genau die Einführung konkret ablaufen soll. Den Unsicherheiten kann jedoch leicht mit einer strukturierten Einführungsmethodik begegnet werden. Eine passende Checkliste macht den Weg zum neuen ERP deutlich leichter.

Wie lange dauert die ERP-Einführung?

Jede ERP-Einführung ist so einzigartig wie das Unternehmen, bei dem ein neues System eingeführt wird. Rahmenbedingungen wie die Unternehmensgröße, bereitgestellte Ressourcen und Kapazitäten oder grenz- wie werksübergreifende Prozesse können einen großen Einfluss auf die Einführungsdauer haben. Dazu ist die bestehende Basis entscheidend. Wenn etwa bereits viele Prozesse von einer ERP-Lösung abgedeckt wurden, müssen bestehende Zusammenhänge, Arbeitsweisen und -abläufe bedacht und zwischen Anbieter und Unternehmen diskutiert werden.

Als grobe Faustregel gilt: Bei kompletten Neueinführungen oder der Ablöse von veralteten Systemen ist eine Projektlaufzeit von einem bis anderthalb Jahren realistisch.

Die fünf Phasen des ERP-Projektes. © PSI Automotive & Industry
Die fünf Phasen des ERP-Projektes. © PSI Automotive & Industry

Wie viel Aufwand haben meine Mitarbeiter?

In einer idealen Welt würde sich der ERP-Projektleiter eines Unternehmens während der Einführung ausschließlich um das Projekt kümmern. In der Regel sind diese qualifizierten Mitarbeiter aber auch für andere Tätigkeiten unentbehrlich und im Tagesgeschäft eingespannt. Erfahrungsgemäß sollten allerdings 75 % der Arbeitszeit für die ERP-Einführung reserviert sein, um Verzögerungen zu vermeiden.

Dazu kommen Aufwände für die Key-User (Hauptanwender), die Workshops durchführen, vor- und nachbereiten und zusätzlich Schulungsunterlagen erstellen müssen. In der heißen Phase des Projektes sollten sie daher durchschnittlich 50 % ihrer Zeit für eine gelungene Einführung einplanen – wobei die notwendige Zeit von Woche zu Woche stark schwanken kann.

Diesen Zeitaufwand müssen Unternehmen bei der ERP-Einführung einplanen. © PSI Automotive & Industry
Diesen Zeitaufwand müssen Unternehmen bei der ERP-Einführung einplanen. © PSI Automotive & Industry

Der Ablauf: Die fünf Phasen eines ERP-Projekts

Die Einführung eines ERP-Systems gliedert sich in der Regel in fünf, aufeinander aufbauende Phasen. In der Realität gehen die verschiedenen Phasen jedoch teilweise ineinander über. Als Orientierungshilfe und Checkliste sind die Phasen dennoch enorm hilfreich.

1. Projektinitialisierung

  • Projektorganisation einrichten: Es wird festgelegt, wer Teil des Projektteams ist. Wer ist Projektleiter beim einführenden Unternehmen und beim Anbieter? Wer sind die Key-User? Welche Berater des ERP-Anbieters werden benötigt? Wer sitzt im Lenkungsausschuss, der als höchste Eskalationsstufe Klarheit bei unterschiedlichen Auffassungen schaffen kann.
  • Projekthandbuch abstimmen: Es wird ein schriftliches Dokument erstellt, wie man im Projekt zusammenarbeiten will. Worauf ist zu achten? Wo liegen die nötigen Dokumente? Wie geht man im Change-Fall miteinander um? Wie beim Risikomanagement? Wichtig ist alles möglichst früh zu definieren, um später in der Hitze des Gefechts Missverständnisse zu vermeiden.
  • Projektplan erstellen (bzw. überarbeiten): Der Projektplan mit den fünf Phasen wird gemeinsam erstellt. Ggf. kann ein Projekt in mehrere Teile aufgeteilt werden, um die Komplexität zu verringern.
  • Kick-Off Veranstaltung durchführen: Sind alle Punkte geklärt, kann als Meilenstein der ersten Phase alles Weitere besprochen werden.

 Nach oben

Beispielhafte Darstellung der Projektorganisation bei ERP-Einführungen. © PSI Automotive & Industry
Beispielhafte Darstellung der Projektorganisation bei ERP-Einführungen. © PSI Automotive & Industry

2. Installation und Training des Kernteams

  • Installation der Softwarekomponenten
  • Systemüberblick für die Key-User: Die Schulung besteht aus einer Oberflächen- und Systemhandling-Schulung gefolgt von einem typischen Auftragsdurchlauf, der anhand von Kundendaten durchgespielt wird. An dieser Stelle empfehlen wir auch die gemeinsame Erstellung eines „Big Picture“ (zukünftige Prozesslandkarte) über die Prozesse. Die Inhalte der Prozesslandkarte bilden die Basis für die nachfolgenden Designphase. Der Systemüberblick kann als Meilenstein für die zweite Phase angesehen werden.
  • Ergänzende Schulungen: Dazu gehören z. B. Oberflächenschulungen oder die Bedienung der Anwendung.

 Nach oben

3. Prozess- und Systemdesign

  • Workshops in den Teilprojekten: Anforderungen aus den betroffenen Bereichen werden aufgenommen und diskutiert. Es erfolgt die Prozessaufnahme und eine Besprechung, wie die Prozesse in den Teilprojekten (z. B. Einkauf und Vertrieb) abzubilden sind.
  • Definition der Soll-Prozesse und deren Abbildung im System: Alles dreht sich hier um die Frage: Wie will das Unternehmen in Zukunft arbeiten? Berater und einführendes Unternehmen überlegen daher gemeinsam, wie man Prozesse sinnvoll gestalten kann. Die Unternehmen können hier vom allgemeinen Know-how und Branchenwissen eines erfahrenen Anbieters profitieren.
  • Change-Management: Wenn sich im Vergleich zum Lastenheft oder vertraglichen Regelungen in der Praxis Änderungsbedarf zeigt, sollten die Änderungen spätestens während des Prozess- und Systemdesigns besprochen werden.
  • Erstellung einer Dokumentation auf Basis der Best-Practice-Dokumente (Funktions- und Ablaufbeschreibungen)
  • Spezifikationen für Schnittstellen und Anpassungen
  • Konzept Datenmigration
  • Integrations-Workshop: Anbieter und Unternehmen gehen zusammen den Prozess von A bis Z und über alle Abteilungen hinweg durch. Funktioniert der Prozess in der Theorie über die Abteilungsgrenzen hinweg? Funktioniert das Zusammenspiel bzw. werden Schnittstellen zwischen Teilsystemen benötigt? Wo sind Medienbrüche ein Problem?

 Nach oben

Grober Projektplan
Grober Projektplan, der projektspezifisch angepasst werden muss. © PSI Automotive & Industry

4. Umsetzung Prozess- und Systemdesign

  • Anwendungskonfiguration: Der Anbieter konfiguriert das System und setzt die Parameter nach den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens.
  • Realisierung von Schnittstellen und Anpassungen
  • Iterative Verfeinerung der Datenübernahme: Als erster Schritt erfolgt eine Testmigration, denn erfahrungsgemäß funktioniert die Datenmigration beim ersten Mal nicht in der gewünschten Qualität. Das kann viele Gründe haben: Die Daten im Altsystem liegen nicht in der benötigten Güte vor, es fehlen Daten komplett oder bestimmte Parameter müssen für das neue System anders gesetzt werden. An der Migrationsmethodik wird iterativ so lange nachgeschliffen bis die Daten in der nötigen Güte vorliegen und sinnvoll in das neue System migriert werden können.
  • Erstellung Inbetriebnahmeplan
  • Integrationstest: Der Integrationstest ähnelt dem Integrations-Workshop. Der Test erfolgt aber unter realen Bedingungen mit migrierten Daten und realisierten Schnittstellen sowie allen Programmanpassungen. Getestet werden alle Prozesse über das gesamte Unternehmen hinweg.
  • Erklärung der Betriebsbereitschaft: Die Erklärung wird erteilt, wenn aus Sicht von Anbieter und Unternehmen der Online-Gang gewagt werden kann. Daher ist er der Meilenstein für die Umsetzungsphase.

 Nach oben

5. Start und Betreuung Echtbetrieb

  • Schulung der Endanwender
  • Datenübernahme für Produktivbetrieb
  • Inbetriebnahme: Meilenstein für diese Phase
  • Online- Unterstützung

 Nach oben

Lesen Sie auch:

Wie man ein ERP-System in nur 68 Tagen einführt

Wie die Blitzeinführung gelingt und auf welche Aspekte Unternehmen bei der Beratung durch Ihren ERP-Anbieter achten sollten.

Wo lauern die Fallstricke bei der ERP-Einführung?

Fehler vermeiden geht vor Fehler beheben. An diesen leicht zu umschiffenden Fallstricken sind ERP-Projekte bereits gescheitert oder stark verzögert worden. Gemeinsam mit ihrem Anbieter können Unternehmen sie aber einfach umgehen:

  • Unklare Ziele
    Unternehmen sollten eine klare Zieldefinition vor Augen haben, bevor sie die Einführung beginnen. Die Frage, was mit dem neuen ERP-System erreicht werden soll, muss beantwortet sein.
  • Komplexität wird unterschätzt
    Das Prozess- und Systemdesign kann sich teilweise lange hinziehen, wenn die Anforderungen komplex sind. Auch die Frage wie viele Funktionen auf einmal eingeführt werden sollen, kann den Bedarf an Zeit beeinflussen. Wenn etwa von der kaufmännischen Abteilung bis zur Produktion alle Prozesse mit einem ERP-System abgebildet werden sollen, ist das Projekt entsprechend komplex. Eine gewisse Kompromissbereitschaft vom Anbieter und vom Unternehmen ist erforderlich. Genau wie die Einsicht, dass bei standardfähigen Produkten ggf. nicht alle individuellen Prozesse berücksichtigt werden können.
  • Schlechtes Change-Management
    Im Laufe des Projekts kristallisiert sich immer mehr heraus, was wirklich nötig ist und das unterscheidet sich oft von den am Anfang des Projektes definierten Anforderungen. Es liegt ein Change-Fall vor, der moderiert werden muss. Gutes Change-Management und Kreativität sind auf beiden Seiten gefragt, um hier für beide Seiten sinnvolle Lösungen zu finden.
  • Sie reden aneinander vorbei
    Nehmen Sie sich Zeit, um ein eingespieltes Team mit Ihrem Anbieter zu werden. Das Finden einer gemeinsamen Sprache dauert ggf. seine Zeit. Bei verschiedenen IT-Lösungen meinen gleiche Begriffe oft nicht dasselbe. Genauso nennen Kollegen in der Produktion denselben Sachverhalt anders als in der IT. Die Anforderungen aus dem Lastenheft sollten daher auch nochmal gemeinsam genau durchgesprochen werden.
  • Schlechte Datenqualität
    Eine Datenmigration kann recht aufwändig sein und längere Zeit in Anspruch nehmen, wenn die Daten nicht in der nötigen Qualität vorliegen.
Der Cartoon enthält ein Fünkchen Wahrheit: Wie Projekte wirklich ablaufen. © www.projectcartoon.com
Der Cartoon enthält ein Fünkchen Wahrheit: Wie Projekte wirklich ablaufen. © www.projectcartoon.com

Was können Unternehmen für eine schnelle Einführung tun?

Unternehmen sollten vor dem eigentlichen Projekt sehr genau über die Ziele einer ERP-Einführung nachdenken und einen guten Plan in Form einer IT-Strategie entwickeln. Welche Schritte möchte man wann tun? Dazu ist es ratsam eine gute Ist-Analyse zu machen, um basierend darauf zu definieren, wie Prozesse in Zukunft ausgestaltet sein sollen.

Rechtzeitige, interne Diskussionen schaffen eine gemeinsame Sicht Ihres Unternehmens auf die Dinge. Verschiedene Abteilungen sollten vor dem Projekt über die sie betreffenden Prozesse diskutieren und eine Einigung herbeiführen. Der Anbieter muss diesen Prozess dann nicht kostenintensiv begleiten, sondern kann sich auf seine Kernkompetenzen besinnen und die gewünschten Prozesse abbilden und optimieren.

Zu guter Letzt kommt es auf die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen für die Umsetzung des Projekts an. Der Erfolg eines Projekts steht und fällt mit einem motivierten Projektleiter, der die Rückendeckung der Geschäftsführung hat. Key-User mit fachlichem Know-how und Verständnis für IT und systemische Zusammenhänge tragen ebenso zu einer raschen Einführung bei wie die (teilweise) Entlastung der beteiligten Mitarbeiter vom Tagesgeschäft.

Jörn Jöns PSI

Jörn Jöns

Leiter der Beratung Nord (Industry), PSI Automotive & Industry

Jörn Jöns ist seit 2007 bei der PSI. Seitdem hat er sich einen Namen in der Einführung von ERP-Projekten gemacht. Als erfahrener Berater optimiert er die Prozesse von Unternehmen aus dem fertigenden Mittelstand und teilt im Blog gerne Insights aus der Praxis.

+49 30 2801-2018
jjoens@psi.de

0 Kommentare

Neuer Kommentar