Basissysteme als langfristige Strategie: Digitalisierung und Komplexität im Betriebshof managen

Bei vielen IT-Systemen, die stark in die Prozesse der Unternehmen eingreifen – und dazu zählen auch Depot Management Systeme – leisten schnell verfügbare Basissysteme einen wesentlichen Beitrag für die Akzeptanz bei den Nutzern. Statt viele Monate für die Erstellung von Pflichten­heften aufzuwenden, die oft nicht allen verständlich sind, ist ein Basissystem für die Systemeinführung aus vielerlei Hinsicht langfristig der bessere Weg.

Auch bei der Einführung eines Depot Management Systems (DMS) ist die Erwartungshaltung der Mitarbeitenden im Unternehmen sehr groß. Ebenso lang ist dann das Lasten- oder Pflichtenheft, das sämtliche Funktionen und Prozesse präzise beschreiben sollte.

Die gute Nachricht: In den seltensten Fällen ist es notwendig, alle beschriebenen Module wirklich von Anfang an zu implementieren.

Moderne Systeme, wie das Depot Management System PSItraffic/DMS, decken viele  Anforderungen bereits im Basissystem sowie durch individuell konfigurierbare Workflows ab. Hier scheidet sich die Spreu vom Weizen und es lohnt sich, auf branchentaugliche Standardsysteme zu setzen.

Eine gutes Basissystem bildet das Fundament

Ratsam ist darüber hinaus, in der Phase der Einführung auf spezielle Zusatzfunktionen zu verzichten. Sie versprechen weitere, besonders positive Effekte, auf die Unternehmen nicht verzichten wollen, um die Fahrzeugverfügbarkeit zu sichern. Das ist allemal nachvollziehbar. Tatsache ist jedoch, dass die sinnvolle Nutzung solcher Funktionalitäten zunächst eine solide Datenbasis voraussetzt, die zu Beginn eines Projekts vorhanden sein muss.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, bestimmte Module erst nach der Einführungsphase auszuwählen und zu integrieren.

Hier kommt nicht zuletzt der Faktor Mensch zum Tragen: Key-User müssen ihre Rolle in der aufwendigen Systemeinführung meist zusätzlich zu ihren täglichen Aufgaben erfüllen.

Gerade in den intensivsten Phasen der Implementierung sind sie einer hohen Belastung ausgesetzt. Ein realistischer Projektumfang trägt maßgeblich dazu bei, dass die Anwenderinnen und Anwender nicht überfordert werden und langfristig motiviert bleiben.

Ganzheitliche IT-Roadmaps als Erfolgsrezept

Ein Blick in die Praxis zeigt, dass vor allem Verkehrsunternehmen, die ganzheitliche IT-Roadmaps erarbeiten, kontinuierlich weiterentwickeln und konsequent umsetzen, am erfolgreichsten sind. So ist der Umfang bzw. die Zukunftsfähigkeit des DMS-Gesamtsystems von entscheidender Bedeutung. Wichtig für den langfristigen Erfolg ist jedoch, ein System funktional wachsen zu lassen und Key-User sowie alle anderen Anwenderinnen und Anwender schrittweise abzuholen. Das entspricht im Übrigen auch der Realität der IT-Budgets.

Verkehrsunternehmen sollten sich zunächst auf das Basissystem konzentrieren und dieses dann Schritt für Schritt funktional und technologisch weiterentwickeln.

Auf diese Weise wird die Digitalisierung angestoßen und die dadurch entstehende Komplexität im Griff behalten. Dies führt zu hoher Akzeptanz bei Anwenderinnen und Anwendern.

Auch den Projekten zur Einführung von Depot Management Systemen eilt aus unterschiedlichen Gründen noch immer ein eher schwieriger Ruf voraus. Überraschungen lassen sich vermeiden, wenn von Beginn an eine praxistaugliche IT-Roadmap entwickelt wird, an deren Anfang sich das Team auf die Implementierung eines DMS-Basissystems konzentriert.

Digitalisierung und Komplexität gleichzeitig zu managen ist also durchaus machbar.

1. System bereitstellen

Eine Systemeinweisung auf der Basis betrieblicher Prozesse, ein Expert Training und entsprechende Schulungsunterlagen ermöglichen Ihnen nun, Ihre Depots zu „digitalisieren“. Die Softwareinstallation und die Anbindung von Datenbanken/Schnittstellen kann selbstständig auf Basis von Checklisten erfolgen.

2. System anpassen

Nun werden Stammdaten importiert oder eingegeben, Schnittstellen konfiguriert und das Betriebsbild erstellt.