Wer kennt den Aufwand nicht, wenn täglich Bestellungen, Lieferscheine oder Gutschriften eingehen und die Daten manuell ins ERP-System übertragen werden müssen? In vielen Unternehmen der diskreten Fertigung frisst das Zeit, bindet Fachkräfte und führt zu Fehlern. Klassische OCR- oder Template-Systeme automatisieren zwar Teilschritte, erfordern aber häufig Nacharbeit und manuelle Kontrolle.
Mit der in PSIpenta integrierten, KI-gestützten Dokumentenverarbeitung gehört dieser Aufwand der Vergangenheit an. Die Lösung liest Belege nicht nur aus, sondern versteht ihre Inhalte – und sorgt so dafür, dass Daten korrekt, vollständig und ohne Nacharbeit im ERP-System ankommen.
Integrierte KI versteht Dokumenteninhalte
Lieferanten senden Belege in unterschiedlichsten Formaten – von klar strukturierten Positionslisten bis hin zu Freitexten oder Mischformen. Genau darin liegt für viele Unternehmen die tägliche Herausforderung, zumal auch klassische Systeme an ihre Grenzen, sobald sich Layouts ändern oder Informationen an anderer Stelle stehen.
Mit der in PSIpenta integrierten, KI-gestützten Dokumentenverarbeitung wird dieser Realität im Geschäftsalltag Rechnung getragen. Die Lösung kombiniert Technologien zur Sprachverarbeitung mit maschinellem Lernen und erkennt Tabellen, Kopf- und Fußzeilen ebenso wie Fließtext. Sie versteht, welche Bedeutung eine Angabe hat – unabhängig von Position, Format oder Schreibweise – und ordnet sie automatisch den richtigen ERP-Feldern zu.
So werden Artikelnummern, Mengen oder Liefertermine direkt in strukturierte Datensätze übersetzt und im JSON-Format ans ERP-System übergeben. Formulierungen wie „verpackt zu 1000 Stück“ oder „nach Absprache geliefert“ erkennt die KI kontextbasiert und macht sie für Folgeprozesse nutzbar.
Typische Anwendungsfälle
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Standardisierte Bestellungen
Klare Positionslisten werden automatisch verarbeitet, Werte wie Bestellnummer, Menge oder Preis fließen direkt in die entsprechenden ERP-Zeilen.
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Abweichende Layouts
Auch wenn Spalten, Felder oder Angaben an anderer Stelle stehen, identifiziert das System Zusammenhänge und ordnet die Inhalte korrekt zu.
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Freitext- oder Mischformate
Selbst unstrukturierte Angaben werden erkannt, interpretiert und nutzbar gemacht.
Mehr Tempo und Präzision in der Dokumentenverarbeitung
Durch diese Flexibilität verarbeitet PSIpenta unterschiedlichste Dokumente effizient – ohne Templates, manuelle Nacharbeit oder zusätzlichen Aufwand. Das steigert nicht nur die Verarbeitungsqualität und das Tempo in allen nachgelagerten Prozessen, sondern entlastet auch die Mitarbeitenden spürbar.
Zugleich verbessert sich die Datenqualität deutlich. Das KI-gestützte System erkennt fehlende oder widersprüchliche Angaben, markiert Unstimmigkeiten und verringert so die Fehlerquote. Einkauf, Disposition und Produktionsplanung profitieren von konsistenten Informationen, die jederzeit verlässlich zur Verfügung stehen. Dadurch werden Entscheidungen fundierter und Abläufe stabiler.
Weil die Lösung flexibel skaliert, bleibt dieser Prozess auch bei wachsendem Belegvolumen zuverlässig. PSIpenta wächst einfach mit – und stellt sicher, dass Unternehmen selbst bei zunehmender Komplexität auf einen durchgängigen, belastbaren Informationsfluss vertrauen können.
KI schafft Handlungssicherheit
Die in PSIpenta integrierte, KI-gestützte Dokumentenverarbeitung zeigt, wie sich Automatisierung und Intelligenz sinnvoll verbinden lassen. Belege werden nicht nur digitalisiert, sondern inhaltlich verstanden und als strukturierte im ERP-System verfügbar gemacht. Dadurch entsteht ein durchgängiger Informationsfluss zwischen den involvierten Abteilungen, der Prozesse stabiler und Entscheidungen verlässlicher macht. Der Nutzen geht dabei weit über Zeitersparnis hinaus. Unternehmen gewinnen Transparenz über ihre Daten und steigern die Qualität ihrer Abläufe. So wird aus Datenverständnis echte Handlungssicherheit.