Ein Collaboration Space ist ein „Raum“ bzw. eine Plattform, auf der Mitarbeiter ortsunabhängig zusammenkommen können, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten, zu kommunizieren und Dateien auszutauschen. Dieses Konzept ist nicht auf innerbetriebliche Kooperation beschränkt, sondern lässt sich auch auf die Zusammenarbeit unterschiedlicher Unternehmen übertragen.
Ein Collaboration-Tool schafft einen kurzen Draht zwischen Anbieter und Kunde, was die Projektabwicklung erheblich vereinfacht. So ersetzt ein gemeinsamer digitaler Raum beispielsweise den oft zeitraubenden E-Mail-Verkehr mit veralteten Anhängen.
Ein Beispiel dafür ist der Collaboration Space von PSI. Die Online-Plattform dient dem sicheren und einfachen Dialog mit Kunden und Partnern. Hier können sich WMS-Nutzer mit ihren Ansprechpartnern bei PSI austauschen, alle wichtigen Informationen gebündelt an einem Ort finden und sich über Produkte informieren. Jeder Akteur verfügt über einen eigenen Account und kann proaktiv am Austausch teilnehmen. Alle relevanten produkt- oder projektbezogenen Informationen sind jederzeit ohne aufwändige Recherche abrufbar.
Digitalisierte Produktdokumentation
Die PSIwms Produktdokumentation ist jetzt vollständig digitalisiert und jederzeit auf dem neuesten Stand. Inhalte werden quartalsweise aktualisiert, sodass Anwender immer Zugriff auf die aktuellste Version haben. Dabei stehen die Dokumente in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung.
Die Dokumentation ist nach Zielgruppen kategorisiert:
- User Area: Benutzerhandbuch (Desktop, Web, Mobile)
- Key User Area: Standard Spezifikation
- Administrator Area: Handbuch für Admins
- Omnichannel Dokumentation
Ein Großteil der Inhalte wird direkt im Collaboration Space erstellt und bearbeitet. Als erste Einheit im Unternehmen verwaltet die Business Unit Logistics von PSI ihre komplette Produktdokumentation interaktiv im Collaboration Space.
Interaktive Produktdokumentation: Inhalte werden nicht nur als Text, sondern auch mit interaktiven Visualisierungen, Prozessdiagrammen und weiteren Medien bereitgestellt. Dies erleichtert das Verständnis und macht die Dokumentation anschaulicher. Zudem gibt es eine Feature-Mediathek, in der Kurzvideos die Funktionen von PSIwms vorstellen und erste Einblicke geben. Damit ist die Business Unit Logistics der PSI Software SE ebenfalls Vorreiter innerhalb des Unternehmens.
Customer Spaces – Effiziente Zusammenarbeit
Für die eigentliche, zwischenmenschliche Kommunikation ist die Customer Area vorgesehen. Jedes neue Kundenprojekt erhält nun automatisch einen eigenen Collaboration Space zur Planung, Organisation und Durchführung des Projektes. Hier können Kunden und PSI gemeinsam und in Echtzeit Inhalte erstellen und bearbeiten.
Die Business Unit Logistics ist hier ebenfalls Vorreiter: Aktuell existieren bereits 26 aktive Customer Spaces, mehr als in jeder anderen Business Unit innerhalb PSI.
Neue Funktionen durch die Cloud-Version von Confluence
Mit der neuen Cloud-Version von Confluence stehen zahlreiche neue Features zur Verfügung:
- Self-Service für User: Benutzer können eigenständig Passwörter zurücksetzen oder neue Accounts anlegen.
- Jira-Integration: Optimal für Projektteams, die eng mit Kunden zusammenarbeiten.
- Integrierte Whiteboards: Ideal für Brainstorming und Projektplanung.
- Moderner Editor: Erleichtert das Erstellen und Bearbeiten von Inhalten.
- KI-gestützte Funktionen: Automatische Rechtschreibprüfung, Übersetzung und Zusammenfassung von Inhalten.
Ein visuelles Update wurde im ersten Quartal 2025 umgesetzt, sodass der Collaboration Space im Confluence-Design erscheint. Unübersichtlicher E-Mail-Verkehr und veraltete Produktinformationen gehören der Vergangenheit an. Mit seinem Collaboration Space bietet PSI seinen Kunden eine einfachere und effizientere Interaktionsmöglichkeit. Die digitale Produktdokumentation ist nun vollständig integriert und interaktiv gestaltet. Durch die vierteljährliche Aktualisierung der Inhalte bleibt der Nutzer bei allen Updates stets auf dem neuesten Stand. Kundenspezifische Collaboration Spaces werden jetzt automatisch erstellt und mit der neuen Confluence Cloud-Version ergeben sich zahlreiche zusätzliche Vorteile, insbesondere durch KI-gestützte Funktionen und eine enge Verzahnung mit Jira.
